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Empfohlene Ordnerstruktur für die digitale Archivierung: Checkliste Aufbewahrungspflicht — das Minimum für jeden Betrieb: ✅ Geschäftsunterlagen vollständig und geordnet archivieren ✅ Fristen je Dokumenttyp kennen und beachten (6 / 8 / 10 Jahre) ✅ Kassenbons auf Thermopapier zeitnah scannen ✅ E-Mails mit Geschäftsbezug im Originalformat sichern ✅ Digitale Archivierung GoBD-konform einrichten (Unveränderbarkeit, Protokollierung) ✅ Regelmäßige Datensicherung durchführen (mindestens monatlich) ✅ Verfahrensdokumentation für den Scanprozess erstellen ✅ Jährlich prüfen, welche Unterlagen vernichtet werden dürfen ✅ Bei Betriebsprüfung oder Einspruch: keine Vernichtung Die Aufbewahrungspflicht ist die gesetzliche Verpflichtung, Geschäftsunterlagen über einen festgelegten Zeitraum vollständig, geordnet und lesbar zu archivieren
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